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Gestion du Temps : Cinq principes pour mieux gérer son temps.

 

Contrôler son temps, c'est savoir prévoir et planifier. Mais pas seulement, car les "voleurs de temps" sont partout en entreprise. Agir dans l'urgence, rendre un dossier au dernier moment, répondre à toutes les sollicitations… Après une journée bien remplie, un sentiment de puissance envahit les quelques-uns qui ont réussi à s'en sortir. Pourtant, bien gérer son temps, c'est refuser d'entrer dans ce cercle vicieux. La gestion du temps demande de prendre du recul et, paradoxalement, de savoir être lent.


1° Principe : Prévoir, hiérarchiser et planifier 

 

C'est une règle de base : chaque semaine, une liste de ce qui est à faire, la fameuse "To Do List", doit être établie.

 

Ensuite, ces tâches doivent être triées selon la matrice d'Eisenhower :

- ce qui est important et urgent,

- urgent et non important,

- non urgent et important,

- non urgent et non important. Cette dernière catégorie de tâches doit être déléguée.

 

Pour déterminer l'importance et l'urgence d'un élément, il faut toujours le relier à sa fonction, au périmètre de son poste et à ses obligations. Au final, l'agenda doit refléter ces priorités, ainsi que deux grands principes, qui sont :

 

  1. Commencer par faire ce qu'on apprécie le moins et regrouper les activités". En clair, ouvrir tous les jours pendant une heure un dossier prend plus de temps que de travailler sur ce même dossier d'une seule traite.
  2.  
    Il faut également se garder une marge, et toujours prévoir environ 30 % d'imprévu dans une semaine."

2° Principe : Chasser les "voleurs de temps"

 

Les "parasites du temps" viennent aussi bien de l'extérieur que de l'intérieur de l'entreprise. Pour être maître du temps, mieux vaut donc trier, voire éviter, ces parasites.

 

  • Le collaborateur qui vous apporte un nouveau problème, et donc des tâches supplémentaires. Pour éviter cet écueil, et tout en restant accessible en cas d'urgence, communiquez à vos collaborateurs des plages horaires de disponibilité.
  • Les téléphone fixe ou portable doivent être gérés selon votre disponibilité et le correspondant orienté vers la boîte vocale en cas d'indisponibilité.


 

3° Principe : Bien gérer ses e-mails

 

Traiter les e-mails à des moments fixes de la journée par exemple matin, midi et soir, le reste du temps, fermez la sinon, c'est une perte de temps qui, en outre, limite le recul et la réflexion. En outre, classez les messages internes de vos collaborateurs et externes de clients que vous connaissez, et les messages individuels ou collectifs. Il est préférable de gérer en priorité les messages des clients, puis les e-mails internes qui vous sont destinés. Si vous avez le temps, consultez les copies. Enfin, répondez toujours en mode déconnecté. Cela évite de répondre du tac au tac, ou d'envoyer plusieurs mails au lieu d'un."


4° Principe : Etre un "Stratège du Temps"

 

N'allez pas croire que le temps est uniforme. Le temps se décompose en "énergie dissipée" :

 

  1. la charge physique,

  2. la charge mentale,

  3. le stress,

  4. le risque relationnel,
  5. la capitalisation des expériences,
  6. l'efficience probable,
  7. le plaisir.

 

 

Pour bien gérer son temps, il faut chercher à réduire au maximum les quatre premiers éléments et à maximiser la capitalisation, l'efficience et le plaisir. Ces variables dépendent des individus et du moment. Certaines personnes sont plus efficace le soir et profitent du calme pour avancer sur des dossiers délicats. Etre un bon stratège, c'est savoir trouver le moment opportun, c'est-à-dire le bon moment pour soi, mais aussi pour les autres.


5° Principe : Prendre du recul

 

 Le manager opérationnel est un pompier contraint d'éteindre les feux qui se présentent. Il est souvent hapé par des tâches, sans pouvoir prendre le recul nécessaire. Il doit se mettre en situation de lenteur interne, régulant sa respiration et le débit de sa voix. Cette lenteur interne contribue à bien gérer son temps et prendre la distance nécessaire à la prise de décision.  Aménagez un "intervalle de temps" pour décompresser et  vous préparer entre deux activités prenantes. Lors d'une prise de décision, agir à froid en prenant connaissance de tous les éléments et avis des collaborateurs puis, "dormir dessus" pour décider ensuite.

 
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